Interview mit Niko Boos, Leiter des Unternehmensreportings und Vertriebscontrollings bei MEDICE

Die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG wurde 1949 von Gustav Pütter gegründet. Das -Familienunternehmen aus Iserlohn bietet eine breite Palette an Medikamenten, u.a. das Hustenmittel Meditonsin, das ADHS-Medikament Medikinet, sowie Arzneien für Nieren-, Leber- und Galleerkrankungen.

Im April 2004 führte Medice mit Hilfe von GfK GeoMarketing und unter Verwendung der Software RegioGraph eine Neustrukturierung der Außendienstmitarbeiter-Gebiete für das Produkt Medikinet durch. Wir sprachen mit Niko Boos, Leiter des Unternehmensreportings und Vertriebscontrollings bei Medice:

Herr Boos, welchen Anlass gab es für die Neustrukturierung?

Wir hatten Medikinet, eines unserer wichtigsten Produkte im Bereich der Kinder und Jugendpsychiatrie, aufgrund neuester medizinischer Erkenntnisse weiter verbessert und waren bereit für die Markteinführung. Mit dem weiterentwickelten Produkt wollten wir unsere Position im Markt weiter ausbauen.

Wie wollten Sie dabei vorgehen? Was war das Ziel?

Um eine optimale Kundenbetreuung bei Ärzten und Kliniken zu erreichen, beschlossen wir, unsere bislang acht Außendienstmitarbeiter für Medikinet durch vier weitere zu unterstützen, d.h. auf insgesamt zwölf aufzustocken. Es stand also eine komplette Umstrukturierung unserer Außendienstgebiete an – sowohl die Anzahl als auch die Aufteilung der Gebiete sollte sich ja verändern...

... Wobei es ja bei einem eingespielten Team und einer langjährig gewachsenen Struktur einiges zu beachten gilt, um bestehende Kundenbindungen nicht zu zerstören. Was waren die verschiedenen Kriterien, nach denen Sie die Gebiete neu aufteilten?

Absolute Priorität hatte natürlich – wo immer möglich – der Erhalt von bestehenden Kunden-Mitarbeiter-Beziehungen. Genauso wichtig war es jedoch, Gebietsgröße und Marktpotenzial gerecht zu verteilen, so dass unsere Mitarbeiter bei vergleichbarem Reiseaufwand ungefähr gleiche Umsatzchancen haben. Aber auch die Anzahl und Art der Kunden – vor allem Kliniken und Praxen - sollte in jedem Gebiet in etwa gleichmäßig vertreten sein. Und dann galt es natürlich, bei all dem die Wohnorte unserer Außendienstmitarbeiter zu berücksichtigen, so dass die Distanzen innerhalb ihres Gebietes angesichts Verkehrsnetz und natürlichen regionalen Barrieren wie Bergen, Flüssen, etc., vernünftig zu bewältigen sind. RegioGraph hat uns sogar die Möglichkeit eröffnet, pharmaspezifische Kriterien wie KV-Grenzen zu berücksichtigen.

Wie ging Medice an diese Herausforderung heran?

Die Vorarbeit bestand aus viel Marktrecherche und -definition, beispielsweise eben zum Marktpotenzial, der verschiedenen Arten unserer Kunden für dieses Produkt, die Analyse der bisherigen Verkaufsstruktur, Vergleiche mit der Konkurrenz, usw. Dann war klar: wir wollen mehr Verkaufsgebiete, mehr Mitarbeiter, und für die Planung dieser Neustrukturierung brauchen wir Spezialwissen und –funktionen, etwa in Form einer Software. Wir hatten zwar früher schon einmal mit einer GIS-Software zur Gebietsplanung gearbeitet, die bot allerdings nicht genügend spezielle Gebietsplanungs-Funktionen und war zudem höchst umständlich. Also verglichen wir verschiedene Produkte und stießen auf RegioGraph von GfK GeoMarketing. Außer dem beeindruckenden Leistungsumfang und dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugte uns auch das Beratungs- und Betreuungsangebot, da wir selbst eben keine GIS-Experten sind, sondern ein Pharmaunternehmen. Zusätzlich interessant war für uns natürlich auch der GfK-Hintergrund, da dadurch gewährleistet war, dass unsere Marktdaten genau zu der Software und den Landkarten passen.

Und inzwischen sind Sie GIS-Experte?

Eher begeisterter Anwender! Der Funktionsumfang der Software ist so groß, dass man einfach nicht immer alles parat hat, wenn man nicht jeden Tag damit arbeitet. Aber der Einstieg in die Software ist sehr einfach – wir nahmen übrigens vor Start der Gebietsplanung gleich an einer Softwareschulung in RegioGraph teil und arbeiteten dort gleich mit unserem eigenen Anschauungsmaterial.

Wie lief dann also die Implementierung der neuen Gebietsstruktur?

Wir hatten unsere Außendienstmitarbeiter jederzeit mit ihrem Wissen und Sachverstand eng in die Planungen eingebunden. Das zahlte sich sowohl für das Produkt als auch für unser Betriebsklima aus: unsere Mitarbeiter und Kunden nahmen die Veränderungen voll an. Man kann sagen, die Umstrukturierung der Verkaufsgebiete und die anschließende Markteinführung von Medikinet war ein voller Erfolg!

Welche Erkenntnisse gewann Medice im Laufe dieser Umstrukturierung und danach?

Unsere Maxime, an das Know-How der Mitarbeiter im Hause zu glauben, hat sich bewährt. Medice ergänzte dieses interne Know-How seither aber immer wieder gerne durch die Software und die Beratung von GfK GeoMarketing.
So gab es beispielsweise eine weitere Neustrukturierung von Außendienstgebieten, im Bereich der Nephrologie Ende 2004 – da stockten wir von 5 auf 6 Mitarbeiter auf.
Und derzeit machen wir eine komplette Kampagnenplanung, ein sogenanntes „Targeting„, für ein völlig neues Produkt im Bereich der Urologie. Dafür nutzen wir also außer den Gebietsplanungs- nun auch die Analyse- und Darstellungsfunktionen von RegioGraph.

Sie sind also zufrieden mit RegioGraph?

Hochzufrieden! Ich nutze RegioGraph inzwischen mindestens zwei Mal pro Woche. Die Karten machen alles einfach viel übersichtlicher als Excel-Tabellen: Routineaufgaben wie die ADM-Verwaltung, Verschicken von Einzelgebietsbeschreibung an die Mitarbeiter, Analysen, Planungen, Reportings, etc.

Hat sich die Anschaffung von RegioGraph für Ihr Unternehmen gelohnt?

Die Anschaffung hat sich für uns vollends gelohnt! RegioGraph ist für unsere Vertriebs- und Gebietsplanung schlicht unverzichtbar geworden!
Ich habe sogar eine Weiterempfehlung an einen Kollegen aus einer anderen Branche gegeben. Arbeiten mit RegioGraph und den Beratern von GfK GeoMarketing macht richtig Spaß! Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!

Wir ebenfalls. Danke für das Interview!